Delegeren, hoe doe je dat?

delegeren

Delegeren, of werk dat niet jouw verantwoordelijkheid is uitbesteden aan een ander. Is dat niet iets voor managers? Dat dacht ik vroeger ook, maar het antwoord is ‘nee’. Ook als je geen mensen onder je hebt werken kun je delegeren. Sterker nog, het is waarschijnlijk nodig. Als je wel werknemers of ondersteunende collega’s onder je hebt kan het overigens nog steeds zo zijn dat je het moeilijk vind om taken uit te besteden aan die mensen. Delegeren is een vorm van ‘nee’ zeggen en de verantwoordelijkheid voor een taak leggen waar die hoort te liggen. Het betekent ook dat je iets uit handen geeft, en dat kan eng zijn.

Stap 1: maak een lijst van al je taken

Je hoeft nog niet in volgorde te zetten wat belangrijk is of wanneer het af moet zijn. Maak gewoon een lijst met alles wat op dit moment aan verantwoordelijkheden door je hoofd spookt. Zet er data achter van wanneer het klaar moet zijn. Bekijk vervolgens per taak of (in theorie) iemand anders dat zou kunnen doen.

Naar onderen delegeren

Goed, misschien heb je wel mensen onder je werken of is er een afdelingssecretariaat dat ondersteunende taken verricht. Maak daar gebruik van! Veel mensen hebben het gevoel dat niemand iets zo goed kan doen als zij zelf. Daarom houden we taken onnodig  bij onszelf, ‘ik doe het wel zelf, want dan gaat het sneller / beter / precies zoals ik het voor ogen heb’.

De eerste stap bij naar onderen delegeren is dus om het idee los te laten dat jij alles beter kunt dan een ander. Misschien wordt dat document niet precies in de woorden geschreven die jij zou hebben gebruikt, maar komt het algemene doel toch wel goed naar voren? Je komt er alleen achter als je die ander de kans geeft om dat document te schrijven. Bovendien is een goede manager iemand die leid vanuit de achterhoede en anderen de kans geeft om boven zichzelf uit te stijgen. Laat die junior maar eens dat uitdagende evenement organiseren en vraag regelmatig om een (schriftelijke) update. Zo houd jij het proces in de gaten, maar heb je geen stress van alle organisatorische rompslomp. En voor je werknemer is het een mooie kans om zich verder te ontwikkelen. Iedereen wint.

Misschien geef je geen leiding, maar is er wel een afdelingssecretariaat dat bijvoorbeeld zorgt voor het maken van afspraken en de afwikkeling van brieven. Je kunt je misschien schuldig voelen als je aanspraak doet op die diensten, omdat je niet het gevoel wilt geven aan je collega dat jij jezelf beter vindt of dat bepaalde taken te min voor je zijn. Zie het zo: de mensen van het secretariaat zijn aangenomen voor secretariële werkzaamheden. Dit is hun werk. Door het zelf op je te nemen kun je het ook laten lijken alsof je vindt dat wat zij doen niet goed genoeg is. Bovendien hebben mensen snel genoeg door of je ze als gelijken behandelt, door de manier waarop je bij de koffieautomaat en op de gang met ze omgaat.

collega's

Naar collega’s delegeren

Definieer voor jezelf en met de hulp van je manager wat jouw takenpakket is. Als je collega’s dan iets op jouw bureau leggen kun je goed nagaan of je daar ja of nee op moet zeggen. Ook is het belangrijk dat je taken die niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen bij de juiste collega onder de aandacht brengt. Niet alleen voorkom je op die manier dat je het werk van een ander zit te doen, je zorgt ook dat die collega in zijn waarde blijft. Hoe zou jij het vinden als een ander zich voor jouw gevoel zou bemoeien met jouw werk? Zorg dus dat ieder de dingen doet die in zijn eigen takenpakket horen. Zeg op tijd ‘nee’ en leg taken zo nodig terug of bij een ander. Natuurlijk kun je in goed overleg elkaar wel eens helpen in drukke periodes door het tijdelijk overnemen van werkzaamheden.

Naar boven delegeren

Dit vinden veel mensen enorm lastig. Of ze weten niet eens dat het kan. Naar boven delegeren bestaat. Het betekent dat je naar je baas toe gaat als je het gevoel hebt dat een bepaalde verantwoordelijkheid te groot is. Bijvoorbeeld wanneer je een stuk moet schrijven waarvan je niet alle belangen goed overziet, of wanneer je in een overleg in een lastige positie zit en niet weer of jij bepaalde uitspraken kunt doen. In sommige gevallen kan het nodig zijn dat je baas dan een keer met je mee gaat naar zo’n overleg, of jou informatie geeft om het stuk goed te kunnen schrijven. Of wellicht moet dat hele rapport eigenlijk wel op het niveau van jouw baas geschreven worden en ben jij degene die daarin wat stukjes informatie moet aanleveren (in plaats van de volledige verantwoordelijkheid te hebben). Ook als je teveel werk op je bord hebt is het voor een manager belangrijk om te weten waar jij mee worstelt. Zo kan hij of zij goed in de gaten houden wat er speelt op de afdeling en tijdig ingrijpen.

Als een taak te zwaar voelt, ga dan goed voor jezelf na hoe dit komt. Maak een lijst met al je verantwoordelijkheden en zet er voor jezelf achter welke dingen gemakkelijk gaan en waar knelpunten zitten. Neem deze lijst mee naar je baas.

Misschien heb je op dit moment gewoon veel te veel te doen, maar kun je iedere taak afzonderlijk wel goed volbrengen. Naar boven delegeren houdt dan in dat je aan je baas vraagt om te prioriteren: wat moet als eerste worden afgerond, wat daarna enzovoorts. Vraag ook of een aantal dingen voor nu even helemaal van de lijst mogen, zodat jij je niet meer verstikt voelt. Je kunt dan over een maand bijvoorbeeld met elkaar kijken of je er weer tijd voor hebt. Of misschien heb je structureel ondersteuning nodig in de vorm van een assistent of nieuwe (tijdelijke) collega.

Als iets ‘boven je macht’ gaat, zoals in het voorbeeld met de rapportage waarvan je de belangen niet overziet, maak dit dan in die bewoordingen duidelijk aan je manager en zoek samen naar een oplossing.

Een goede manager is blij als je aangeeft wat de knelpunten in jouw werk zijn, want het zorgt ervoor dat hij of zij de afdeling effectief kan leiden. Je manager heeft de verantwoordelijkheid om te bepalen wat de prioriteiten zijn en hoe die aangepakt moeten worden.

Laat je reactie achter

Ik ben benieuwd wat je van dit artikel vindt. Laat je het me weten?

Blog Comments

[…] Schakel hulptroepen in: laat je huis een keer schoonmaken door een huishoudelijke hulp, laat je boodschappen voor de komende week lekker luxe thuisbezorgen en zie welke taken op het werk je kunt delegeren. […]

Geef een reactie (*Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd)